Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Entwurf — anwaltliche Prüfung ausstehend. Dieser Text ist ein interner Entwurf. Er wurde noch nicht anwaltlich geprüft und ist noch nicht als verbindliches Vertragswerk freigegeben. Einzelne Klauseln können sich vor der Veröffentlichung inhaltlich ändern.

Stand: 31. Juli 2026 · Fassung 0.1 (Entwurf)

1. Anbieter und Geltungsbereich

1.1 Anbieter des unter pdf-in-zugferd.de erreichbaren Dienstes (nachfolgend „Portal") ist:

• W+L Consulting GbR
• Markelsheimer Str. 69
• 70435 Stuttgart
• Deutschland
• Vertretungsberechtigte Gesellschafter: Dr. Holger Wildemann, Dipl.-Ing. (FH) Rene Lauenroth
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE456878090
• Telefon: 0711-28479230
• E-Mail für Anfragen zu diesen Bedingungen: info@pdf-in-zugferd.de

Hinweis (Entwurfsstand): Das Impressum weist derzeit als allgemeine Kontaktadresse aus. Für Anfragen zu diesen Bedingungen gilt . Die Vereinheitlichung beider Angaben steht aus.

1.2 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für die Nutzung des Portals sowie für alle über das Portal geschlossenen Verträge.

1.3 Das Portal richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) findet nicht statt.

1.4 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

2. Leistungsgegenstand

2.1 Das Portal wandelt vom Kunden bereitgestellte Rechnungsdokumente im PDF-Format in elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931) um. Zu diesem Zweck werden die Rechnungsdaten automatisiert ausgelesen, strukturiert, dem Kunden zur Prüfung und Korrektur angezeigt und anschließend in das Zielformat überführt.

2.2 Das Portal wird als mandantenfähiger Online-Dienst (Software as a Service) über das Internet bereitgestellt. Eine Überlassung von Software zur dauerhaften Installation beim Kunden ist nicht geschuldet.

2.3 Die automatisierte Datenerkennung erfolgt unter Einsatz maschineller Verfahren. Der Anbieter schuldet die Durchführung der Konvertierung, nicht die inhaltliche Richtigkeit oder Vollständigkeit der erkannten Rechnungsdaten. Die Prüfung des Ergebnisses vor dessen Weiterverwendung obliegt dem Kunden (Ziffer 7).

2.4 Der Anbieter darf die Leistung fortentwickeln und technisch anpassen, soweit der vertraglich geschuldete Leistungszweck dadurch nicht beeinträchtigt wird und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.

3. Vertragsstruktur: Rahmenvertrag, Guthabenkauf, Konvertierung

Diese Ziffer regelt ausdrücklich, welcher Vorgang einen eigenen Vertragsschluss darstellt und welcher lediglich Erfüllung eines bereits geschlossenen Vertrages ist.

3.1 Rahmenvertrag (Nutzungsverhältnis). Mit der Registrierung eines Kontos kommt zwischen dem Kunden und dem Anbieter ein unentgeltliches Rahmenvertragsverhältnis über die Nutzung des Portals zustande. Dieses Rahmenverhältnis regelt Zugang, Konto, Mandantentrennung, Mitwirkungspflichten und Laufzeit. Es begründet keinen Anspruch auf Durchführung von Konvertierungen und keine Zahlungspflicht.

3.2 Guthabenkauf als eigener Vertragsschluss. Jeder Erwerb von Guthaben (Prepaid-Guthaben für Konvertierungen) ist ein eigener, entgeltlicher Vertragsschluss. Der Kunde gibt mit dem Absenden des Kaufvorgangs ein verbindliches Angebot auf Erwerb des ausgewählten Guthabens ab. Der Vertrag kommt mit der Annahme durch den Anbieter zustande; die Annahme erfolgt durch die Gutschrift des Guthabens auf dem Kundenkonto oder durch eine ausdrückliche Bestätigung in Textform.

3.3 Einbeziehung dieser AGB beim Kaufvorgang. Weil jeder Guthabenkauf nach Ziffer 3.2 ein eigener Vertragsschluss ist, werden diese AGB bei jedem Kaufvorgang einbezogen: Der Anbieter weist im Kaufvorgang ausdrücklich auf die Geltung dieser AGB hin, verschafft dem Kunden vor dem Absenden der Bestellung die zumutbare Möglichkeit der Kenntnisnahme des vollständigen Textes und holt an dieser Stelle das Einverständnis des Kunden mit ihrer Geltung ein. Damit sind die Voraussetzungen einer wirksamen Einbeziehung — die § 305 Abs. 2 BGB für den Regelfall beschreibt — bei jedem Kaufvorgang gewahrt.

3.4 Konvertierung als Erfüllung, nicht als neuer Vertrag. Der Abruf einer einzelnen Konvertierung ist kein neuer Vertragsschluss, sondern Inanspruchnahme der bereits mit dem Guthabenkauf erworbenen Leistung. Mit dem Abruf wird das Guthaben nach Maßgabe der beim Kauf geltenden Preisliste belastet.

3.5 Für die Beurteilung, welche Fassung dieser AGB auf einen bestimmten Vorgang anzuwenden ist, gilt Ziffer 12.

4. Registrierung, Konto und Zugangsdaten

4.1 Die Nutzung setzt ein registriertes Konto voraus. Der Kunde hat bei der Registrierung zutreffende und vollständige Angaben zu machen und diese aktuell zu halten.

4.2 Der Kunde hat Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Er informiert den Anbieter unverzüglich, wenn Anhaltspunkte für eine missbräuchliche Nutzung seines Kontos bestehen.

4.3 Der Kunde ist für die Handlungen der von ihm angelegten Nutzer verantwortlich.

4.4 Der Anbieter trennt die Daten verschiedener Kunden technisch voneinander (Mandanten- trennung). Ein Zugriff des Kunden auf Daten anderer Kunden ist ausgeschlossen und unzulässig.

5. Guthaben, Preise und Zahlung

5.1 Die Nutzung der Konvertierung erfolgt auf Prepaid-Basis: Der Kunde erwirbt Guthaben und ruft daraus Konvertierungen ab.

5.2 Es gilt die Preisliste in der Fassung, die dem jeweiligen Guthabenkauf zugrunde lag (Ziffer 12.3). Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.

5.3 Das Guthaben wird mit dem Abruf einer Konvertierung belastet. Belastet wird nur eine abrechenbar abgeschlossene Konvertierung; scheitert eine Konvertierung aus einem vom Kunden nicht zu vertretenden technischen Grund, erfolgt keine Belastung beziehungsweise wird eine bereits erfolgte Belastung rückgängig gemacht.

5.4 Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt. Der Kunde stimmt dem elektronischen Rechnungsversand zu.

5.5 Die Zahlungsabwicklung erfolgt über einen vom Anbieter eingesetzten Zahlungsdienst- leister. Für dessen Zahlungsvorgänge gelten dessen Bedingungen ergänzend; die Vertragsbeziehung über das Guthaben besteht ausschließlich zwischen Kunde und Anbieter.

6. Guthaben: Gültigkeit, Verjährung und Auszahlung

6.1 Kein Verfall. Erworbenes Guthaben verfällt nicht. Es gibt keine zeitliche Verfallfrist und keine Verwaltungs-, Inaktivitäts- oder Bearbeitungsgebühr, die das Guthaben mindert.

6.2 Gesetzliche Verjährung. Für Ansprüche aus erworbenem Guthaben gelten allein die gesetzlichen Verjährungsvorschriften, insbesondere §§ 195, 199 BGB.

6.3 Auszahlung bei Vertragsende. Endet das Nutzungsverhältnis, zahlt der Anbieter nicht verbrauchtes Guthaben auf Verlangen des Kunden kostenfrei aus. Für die Auszahlung wird kein Entgelt, keine Bearbeitungsgebühr und kein Abschlag einbehalten. Der Kunde teilt hierfür eine Bankverbindung mit; der Anbieter darf die Auszahlung von einer zumutbaren Identitätsprüfung abhängig machen.

6.4 Ziffer 6.1 bis 6.3 gelten auch für Guthaben, das vor Inkrafttreten dieser Fassung erworben wurde (Ziffer 12.4).

7. Mitwirkungspflichten und Verantwortlichkeit für Inhalte

7.1 Der Kunde stellt die zu konvertierenden Dokumente bereit. Er stellt sicher, dass er zur Verarbeitung der darin enthaltenen Daten berechtigt ist und dass der Bereitstellung keine Rechte Dritter entgegenstehen.

7.2 Der Kunde prüft das Konvertierungsergebnis vor dessen Weiterverwendung — insbesondere vor der Versendung an Rechnungsempfänger oder Behörden — auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die Einhaltung steuer-, handels- und aufbewahrungsrechtlicher Pflichten des Kunden bleibt dessen Verantwortung.

7.3 Der Kunde übermittelt keine Inhalte, die gegen Rechtsvorschriften verstoßen oder Schadsoftware enthalten.

7.4 Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer Pflichtverletzung nach Ziffer 7.1 oder 7.3 beruhen, soweit der Kunde die Pflichtverletzung zu vertreten hat.

8. Verfügbarkeit

8.1 Der Anbieter erbringt die Leistung mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote ist nur geschuldet, soweit sie ausdrücklich in Textform vereinbart ist.

8.2 Wartungsarbeiten und Störungsbeseitigung können zu vorübergehenden Einschränkungen führen. Geplante Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter nach Möglichkeit vorab an.

9. Rechte an Inhalten und Ergebnissen

9.1 Der Kunde behält alle Rechte an den von ihm bereitgestellten Dokumenten und Daten. Der Anbieter erhält ein einfaches, auf die Vertragsdurchführung beschränktes Nutzungsrecht.

9.2 Die Rechte an den Konvertierungsergebnissen stehen dem Kunden zu.

9.3 Rechte am Portal, an seiner Software und an seinen Inhalten verbleiben beim Anbieter.

10. Haftung

10.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

10.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht — also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf — haftet der Anbieter der Höhe nach begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

10.3 Eine weitergehende Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen.

10.4 Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

10.5 Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

11. Laufzeit und Beendigung

11.1 Das Rahmenvertragsverhältnis nach Ziffer 3.1 läuft auf unbestimmte Zeit. Beide Parteien können es jederzeit ordentlich in Textform kündigen.

11.2 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere bei erheblichen oder wiederholten Verstößen gegen Ziffer 7.3 vor.

11.3 Die Kündigung des Rahmenverhältnisses berührt bereits erworbenes Guthaben nicht: Es bleibt einlösbar oder wird nach Ziffer 6.3 kostenfrei ausgezahlt.

11.4 Der Anbieter stellt dem Kunden vor Löschung seiner Daten eine angemessene Frist zum Export zur Verfügung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

12. Änderungen dieser AGB und Übergangsregelung für Altguthaben

12.1 Änderungsverfahren. Der Anbieter kann diese AGB ändern. Die geänderte Fassung wird dem Kunden in Textform oder im Portal mitgeteilt und ihm vor der Zustimmung vollständig zur Kenntnisnahme bereitgestellt. Die geänderte Fassung wird für den Kunden erst mit seiner Zustimmung wirksam. Es gibt keine Zustimmungsfiktion durch Schweigen.

12.2 Grundsatz nach Zustimmung. Mit der Zustimmung gilt die neue Fassung für das gesamte Nutzungsverhältnis — mit der in Ziffer 12.3 geregelten Ausnahme für die Abrechnung bereits gekauften Guthabens.

12.3 Ausnahme: Abrechnung bereits gekauften Guthabens. Für die Abrechnung von Guthaben, das vor der Zustimmung erworben wurde, gelten weiterhin die Regelungen der Fassung, die dem jeweiligen Guthabenkauf zugrunde lag. Das betrifft ausschließlich:

• die Preisliste und den je Konvertierung belasteten Betrag,
• die Leistungsbeschreibung des mit diesem Guthaben erworbenen Leistungsumfangs.

12.4 Klauseln, die einheitlich nach der neuen Fassung gelten. Regelungen, die nicht gleichzeitig in zwei Fassungen gelten können, richten sich ab der Zustimmung einheitlich nach der neuen Fassung — auch für die Nutzung von Altguthaben. Das betrifft ausdrücklich:

• die Haftungsbegrenzung (Ziffer 10),
• den Gerichtsstand (Ziffer 13.3),
• die Rechtswahl (Ziffer 13.2),
• die Regelungen zu Verfall, Verjährung und Auszahlung von Guthaben (Ziffer 6).

12.5 Kein Wertverlust durch Fassungswechsel. Vor dem Fassungswechsel gekauftes Guthaben bleibt uneingeschränkt einlösbar. Ein Fassungswechsel führt weder zu einer Kürzung noch zu einem Verfall noch zu einer Entwertung bestehenden Guthabens.

12.6 Bei Nichtzustimmung. Stimmt der Kunde der neuen Fassung nicht zu, kann jede Partei das Rahmenverhältnis nach Ziffer 11.1 kündigen. Bis zur Beendigung gilt für den Kunden die bisherige Fassung fort; bereits gekauftes Guthaben bleibt nach Ziffer 6 und Ziffer 11.3 einlösbar oder wird kostenfrei ausgezahlt.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Abbedingung dieses Textformerfordernisses.

13.2 Rechtswahl. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

13.3 Gerichtsstand. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Stuttgart, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

13.4 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

13.5 Maßgebliche Sprachfassung. Diese AGB werden in deutscher Sprache geschlossen. Allein die deutsche Fassung ist maßgeblich. Übersetzungen in andere Sprachen — insbesondere die englische Fassung — dienen ausschließlich der Verständlichkeit (Servicefassung). Bei Abweichungen oder Auslegungsfragen geht die deutsche Fassung vor.

13.6 Verhältnis zur Datenschutzerklärung und zum Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten, für die der Anbieter selbst verantwortlich ist. Soweit der Anbieter Rechnungsdaten des Kunden in dessen Auftrag verarbeitet, ist er Auftragsverarbeiter; die hierfür erforderlichen Regelungen nach Art. 28 DSGVO werden in einem gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag getroffen, der nicht Bestandteil dieser AGB ist.